ABD’deki okullar enflasyonun sıkıntısını hissetmeye devam ederken, eğitim yöneticileri giderleri azaltmak, öğrenci kayıtlarını ve okul harcı gelirlerini artırmak için aktif olarak yaratıcı yollar arıyor. Birçok kurumun bütçesi sabit kalırken, kağıt ve mürekkep gibi günlük malzemelerin maliyetleri alışılmadık derecede yüksek olmaya devam ediyor ve hem K-12 hem de yüksek eğitim seviyesindeki eğitimcilerin yüzde 25’ini “ıslak” kağıt imzaları elektronik imzalarla değiştirmeye teşvik ediyor.
Çoğu eğitimci bu yükseltmelerin arkasındaki temel itici güç olarak “bilgiye daha kolay erişimi” gösterse de, bütçe faydaları da önemli bir rol oynamaktadır. Araştırmalar, bir okulun dijital imza ile değiştirdiği her “ıslak” imza için 3.000 $ veya daha fazla tasarruf edebileceğini göstermektedir – özellikle de aksi takdirde fiziksel olarak paketlenmesi ve binlerce öğrenciye, veliye veya yükleniciye postalanması gereken bir belgede.
Dahası, kağıt merkezli bir imzalama iş akışını kağıtsız bir iş akışıyla değiştirmek, gelirde ölçülebilir artışlar sağlayabilir. Örneğin, Forrester’ın Adobe Acrobat Sign’ın Toplam Ekonomik Etkisi başlıklı 2023 raporuna göre, kuruluş liderlerinin yüzde 43’ü dijital imzanın benimsenmesinin yeni müşteri kazanımlarını artırdığını söylerken, New Mexico Üniversitesi (UNM) gibi okullar otomatikleştirilmiş e-imza iş akışlarının kayıt süreçlerinde daha yüksek tamamlanma yüzdeleriyle sonuçlandığını tespit etti.
Neden böyle? Bu soruyu yanıtlamak için, dijital imza teknolojisinin okulunuzun imzalama iş akışlarını kolaylaştırabileceği ve yükseköğrenim için öğrenci kayıt oranlarında artışa ve daha fazla harç gelirine dönüşebilecek gelişmiş müşteri deneyimleri sunabileceği üç temel yola daha yakından bakacağız.
“Islak” imzaları elektronik imzalarla değiştirerek kayıt işlemlerindeki sürtünmeyi azaltın
Günümüzün dijital öncelikli dünyasında, tek bir “ıslak” kağıt imza bile dijital belge sürecinde önemli bir sürtüşme yaratabilir. Örneğin, online olarak başlattığınız bir başvuruyu tamamlamak için en son ne zaman kağıt bir form yazdırıp postalamak zorunda kaldığınızı düşünün. Muhtemelen bu zaman alıcı adımdan rahatsız olmuş ve hüsrana uğramışsınızdır. Süreci terk etmeyi ve dijital olarak tamamlanabilecek bir alternatif bulmayı düşünmüş olabilirsiniz. Başvuruyu tamamlamış olsanız bile, kağıt form doldurma ve gönderme zorunluluğu müşteri deneyiminizin kalitesine zarar verdi.
Bu nedenle her belge yolculuğunun uçtan uca tamamen dijital olması gerekiyor. İyi haber şu ki, birçok popüler uygulama ve bulut hizmetinde önceden oluşturulmuş olarak gelen e-imza uygulamaları ve entegrasyonları sayesinde bunu başarmak her zamankinden daha kolay. Örneğin, adobe acrobat sign taranmış herhangi bir kağıt parçasını sadece birkaç tıklamayla PDF formuna dönüştürebilir, metin alanlarını ve açılır menüleri ait oldukları yerlere otomatik olarak ekleyebilir ve hatta e-posta eklerine gerek kalmadan PDF dosyasının içinde imza toplamanıza olanak tanır.
Forrester raporuna göre, “ıslak” kağıt imzalardan dijital imzalara geçiş yapan kuruluşlar işlem hızlarında yüzde 30, dijital öğrenci kayıtlarında ise yüzde 50 artış görüyor. Bu, okulunuzun sadece kağıt ve mürekkep imzaları dijital olarak imzalanmış pdf’lerle değiştirerek çok daha fazla öğrenciyi çok daha hızlı bir şekilde kaydedebileceği anlamına gelir. Dijital belgeleri çok departmanlı elektronik imzalama iş akışlarına bağlayarak dijital dönüşüme doğru bir sonraki adımları attığınızda bu faydalar hızla katlanır.
Otomatik e-imzalama süreçleri oluşturmak için Power Automate gibi platformlardan yararlanın.
Yukarıda özetlenen e-imzalama işlevselliğini temel alan Microsoft Power Automate gibi bir platform, uçtan uca elektronik imzalama iş akışları oluşturarak okulunuzun e-imza otomasyon gücünü katlamanızı sağlar. Bu platformlarda yerleşik olarak bulunan entegrasyonlar ve API’ler, Adobe’nin ücretsiz web semineri Elevate Your E-Signatures’da açıklandığı gibi, yüksek düzeyde otomatikleştirilmiş ve her zaman erişilebilir modern, bulut tabanlı belge ve web deneyimleri oluşturmayı kolaylaştırır: Adobe Acrobat Sign Çözümleri ile Daha Akıllı İş Akışları için 3 İpucu.
Örneğin, bir öğrenci kredisi başvurusunda geleneksel bir imzalama iş akışını düşünün. Her harici imzalayan (öğrenci veya ebeveyn gibi) okulunuzun sunucusundan gerekli formları indirmeli, mümkün olduğunca çok sayıda gerekli ayrıntıyı girmeli, bu formları bir e-postaya eklemeli ve bir dahili imzalayan kişiye göndermelidir. Daha sonra her bir dahili imza sahibi e-postayı açmalı, ekli formları indirmeli, gerekli ayrıntıları doldurmalı, formu imzalamalı ve bir sonraki dahili imza sahibine göndermelidir. Tüm dahili imzacılar formu tamamladıktan sonra, formları yazdırması, ıslak mürekkeple imzalaması, her sayfayı taraması ve evrakları e-posta ile geri göndermesi gereken öğrenciye veya ebeveyne geri gönderilir. Ve en kötüsü, bu sürecin herhangi bir aşamasındaki tek bir hata, imzalama sürecinin tüm aşamasının sıfırdan yeniden başlatılmasını gerektirebilir.
İyi haber şu ki modern otomasyon bu süreci gereksiz hale getiriyor. Power Automate’te yerleşik olarak bulunan Adobe PDF Services API’sinden yararlandığınızda, gönderenler tüm imzalayanların imzaları için sıralı bir şekilde dijital bir sözleşme gönderebilir ve zamanında tamamlanmasını sağlamak için otomatik hatırlatıcılar ayarlayabilir. Tüm dahili imzalayanlar aynı PDF dosyası içinde imza attıkları için tek yapmaları gereken bir bağlantıya tıklamak, belgeyi incelemek ve imzalarını göndermektir. Power Automate akıllı bir şekilde sıradaki bir sonraki imzacıya geçer. İmzalama tamamlandıktan sonra harici imzacı PDF’yi açabilir, son imzayı atabilir ve gönderebilir.
Bu kolaylaştırılmış iş akışı ölçülebilir ekonomik faydalar sağlamaktadır. Forrester anketine katılanların yüzde 60’ı e-imza otomasyonunun belge işleme sürelerini azaltarak çalışan verimliliğinde yüzde 260’lık bir artış sağladığını kabul ediyor. Aslında, New Mexico Üniversitesi insan kaynakları (İK), satın alma ve finans departmanlarında e-imza süreçlerini otomatikleştirdiğinde, onay süreleri haftalardan sadece günlere düştü – ve hatta bir veri merkezi kesintisi sırasında öğrenci kaydetmeye devam edebildiler.
Form oluşturmayı ve veri toplamayı kolaylaştırmak için daha derin Adobe entegrasyonlarından yararlanın
PDF’lerinizi Microsoft SharePoint gibi bulut tabanlı bir “dijital dolapta” düzenlemek, dijital belgeler üzerinde elektronik imza toplamayı çok daha kolay hale getirirken, kurumunuzdaki her departmanın zaten aşina oldukları uygulamaları kullanmaya devam etmesini sağlar. Dahası, Acrobat Sign’ın elektronik imzalama özellikleri Power Automate’in işlevselliğiyle sorunsuz bir şekilde entegre olarak form gönderme, imzaları doğrulama ve tamamlanan uygulamalardan veri girme gibi tekrar eden görevleri otomatikleştirmeyi kolaylaştırır.
Örneğin, SharePoint’i Adobe Document Services ve Power Automate’e bağlayarak yönetici personelin yalnızca birkaç tıklamayla binlerce kişiselleştirilmiş form oluşturmasını ve ardından bu formların her birini güvenli bir bağlantı aracılığıyla doğru öğrenci veya ebeveyne göndermesini sağlayabilirsiniz. Çoğu dijital imzalama uygulamasının aksine Acrobat Sign, alıcıların nitelikli bir güven hizmeti sağlayıcısı (TSP) tarafından doğrulanan ve bu imzanın bir belgeye her uygulandığında bir denetim izi oluşturan en katı e-imza düzeyi olan nitelikli bir e-imza (QES) ile imzalamasını gerektirir. Bu, her imzalayanın iddia ettiği kişi olmasını sağlayarak mevzuata uygunluğu kolaylaştırır.
Bir form dahili ve harici olarak imzalandıktan sonra, Power Automate tüm alanlardan verileri otomatik olarak çıkarabilir ve bu bilgileri otomatik olarak güvenli bir veritabanına doldurarak maliyetli, hataya açık manuel veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırabilir. Aslında Forrester araştırmasına katılanların yüzde 85’i dijital imza iş akışlarını otomatikleştirdikleri için veri giriş hatalarında azalma olduğunu bildiriyor. Dahası, öğrenci kayıtlarını tamamlama oranlarında bir artış görüyorlar ve bu da üç yıllık yatırım getirisinin (ROI) yaklaşık yüzde 500 olmasıyla sonuçlanıyor.
